Не все проблемы можно решить путем переговоров, особенно если речь идет о муниципальных или государственных учреждениях. Для того, чтобы решить какой-то важный вопрос, информировать, сообщить или что-то предложить органам власти, жители Латвии должны использовать один из самых популярных способов деловой переписки – заявление. Как его правильно составить и подать?
Заявление и его формы
Заявление – это официальный документ, обычно составленный в особой форме и стиле, адресованный конкретному учреждению или должностному лицу. В заявлении может содержаться просьба, вопрос, жалоба или предложение.
Заявления в государственные и муниципальные заведения Латвии подаются на латышском языке.
Порядок, в котором частные лица подают заявление, а учреждения его рассматривают, определяет особый Закон о заявлениях. В нем сказано, что заявления могут быть поданы:
- письменно (на бумаге),
- в электронном виде (в виде э-документа),
- устно.
До сих пор очень распространены письменные заявления, однако все чаще такие документы подают в электронной форме. Набрав заявление на компьютере, его можно или распечатать и подписать, как обычный письменный документ, а можно переслать на электронную почту адресата.
Для того, чтобы электронный документ имел силу, он должен быть подписан. Подписывают его надежной электронной подписью, после чего заявление получает такую же юридическую силу, как бумажный документ.
Устное заявление – это не слишком распространенное явление. Если по какой-то причине человек не может подать заявление письменно, но хочет выразить его устно, то такое заявление записывают на бумаге в присутствии самого заявителя и подают ему копию. Таким образом подать устное заявление, например, по телефону, нельзя. Ведь согласно Закону о заявлениях для его оформления необходимо физическое присутствие заявителя.
Возраст – от 14 лет
Само собой разумеется, что право подавать заявления в государственные и муниципальные структуры есть у всех взрослых и дееспособных латвийцев. Однако в соответствии с Законом о защите прав детей у ребенка также есть право свободно выражать свои мысли и с этой целью получать и передавать любую информацию, ребенок имеет право быть выслушанным и право на свободу сознания и веры.
Также Закон о защите прав детей гласит, что все заявления и жалобы, связанные с защитой прав детей, должны быть рассмотрены незамедлительно. А в соответствии с Законом об удостоверениях личности, человек уже с 14 лет имеет право получить удостоверение личности – паспорт или карту eID.
Поскольку государство обеспечивает держателям карт еID возможность неограниченно подписывать электронные документы, то ясно, что подросток с 14 лет также может электронно писать, подписывать и подавать заявления.
Любое заявление человек должен писать от своего имени. Если заявление написано от имени другого лица, то для получения ответа необходимо приложить к документу доверенность, согласно которой вы имеете право представлять этого человека. В противном случае детализированного ответа вам не дадут.
Куда подать заявление?
Важно знать, в какое учреждение обращаться с заявлением. Получить ваш документ должно то учреждение, которое полностью или хотя бы частично отвечает за соответствующий вопрос. По этой причине, например, не имеет смысла обращаться к высшему руководству или в учреждение высшего уровня, надеясь добиться скорейшего решения, если ваш вопрос относится к другому органу власти.
«Также нет смысла отправлять заявление слишком многим адресатам, в том числе таким, кто вообще не отвечает за решение вашего вопроса», – говорят эксперты Бюро омбудсмена, которые ежегодно получают до 1800 заявлений.
Если чиновники определят, что учреждение полностью или частично не отвечает за указанные в заявлении проблемы, то в течение семи дней сообщат об этом подателю, а также, если это возможно, назовут учреждение, куда человеку следует обратиться.
Компетенции любого учреждения определяет закон и устав. По этой причине перед посылкой заявления нужно хотя бы через Интернет узнать, за какие вопросы отвечает конкретное заведение.
Оформление и содержание заявления
Основные требования к оформлению заявлений определяет Закон о заявлениях. Например, если в документе не указаны все необходимые реквизиты, то его оставят без рассмотрения.
В заявлении должны содержаться:
- наименование учреждения, в которое адресовано заявление, его адрес, при необходимости имя, фамилия и должность должностного лица;
- сведения о заявителе – имя и фамилия, фактический адрес проживания и при необходимости иная информация, помогающая связаться с подателем, например, номер телефона, адрес электронной почты;
- подпись заявителя – подпись лица под текстом заявления от руки или подпись защищенной электронной подписью;
- дата подачи.
Согласно грамматике латышского языка адресат заявления (наименование учреждения и должностное лицо, если таковое указано в заявлении) должны быть написаны в дательном падеже (кому?).
Например:
Tiesībsarga birojam, Baznīcas ielā 25, Rīgā, LV-1010,
tiesībsargam Jurim Jansonam
(Бюро омбудсмена, ул. Базницас, 25, Рига, LV-1010,
омбудсмену Юрису Янсонсу).
С другой стороны, данные заявителя следует писать в родительном падеже (кого?). Как можно более точная информация об заявителе необходима для того, чтобы учреждение могло подготовить и отправить ответ, а также связаться с ним при необходимости.
Например:
Jāņa Smildziņa, dzīvojoša Kāpu ielā 16, Saulkrastos, Saulkrastu novadā, LV-2161, tālruņa numurs 22200033, e-pasta adrese
(От Яниса Смидзиньша, проживающего по ул. Капу, 16, Саулкрасты, Саулкрастский край, LV-2161, номер телефона 22200033, адрес электронной почты
Точки за сведениями об адресате и отправителе не ставят.
В заявлении не следует указывать такую информацию, как номер паспорта или карты eID. И персональный код надо сообщать только в том случае, если это имеет отношение к делу.
Также у заявления должны быть название и заголовок. За ними также не ставят точку.
Например:
IESNIEGUMS
Par mācību līdzekļu iegādi skolēnam
(ЗАЯВЛЕНИЕ
О покупке учебных принадлежностей для школьника)
Текст заявления
Заявление пишут в деловом стиле с соблюдением норм вежливости и грамматики. Например, начинать заявление лучше всего со слова «Прошу» (Lūdzu). В свою очередь местоимение «вы» во всех его формах пишут с большой буквы. Обращаясь к должностным лицам, не стоит использовать неформальный тон, например «уважаемый господин начальник». А еще в заявлении следует избегать сокращений.
Содержание заявления должно быть точным, конкретным и недвусмысленным. Желательно писать коротко и без эмоций, чтобы получатель лучше понял ситуацию.
В Бюро омбудсмена нам назвали важные нюансы, которые сделают ваше заявление четким:
- в своем запросе конкретно и четко укажите, какого результата вы хотите добиться;
- коротко расскажите о проблеме;
- напишите, какая ваша роль в данной ситуации (например, владелец, сотрудник, потерпевший и т. д.);
- объяснить, почему подаете заявление именно сейчас;
- придерживайтесь фактов – что, где, когда;
- расскажите, как вы справлялись с ситуацией до сих пор;
- если возможно, укажите конкретные законы или права, которые, по вашему мнению, были нарушены;
- укажите, где вы хотите получить ответ – на электронную почту, в почтовый ящик или на свой адрес электронной почты;
- укажите, согласны ли вы с тем, что учреждение при рассмотрении заявления по необходимости свяжется с другими учреждениями и лицами;
- добавьте переписку, фотографии, документы или иную информацию, подтверждающую обстоятельства, указанные в заявлении.
В Бюро омбудсмена указывают, что приложения к заявлению имеют очень большое, порой даже решающее значение: «Часто люди рассказывают что-то очень субъективно, с личной точки зрения, а реальные доказательства, документы и решения учреждений и судов свидетельствуют о противном. Очень важно, чтобы человек сразу присоединял все существенные доказательства, имеющиеся в его распоряжении, чтобы адресат мог объективно оценить обстоятельства и действовать в соответствии с ситуацией».
Зайда КАЛНИНЯ, lvportals.lv